Новости ОКЮР

Активы ОКЮР Legal Operations и Корпоративный объединились, чтобы поделиться Legal Tech решениями

Активы ОКЮР Legal Operations и Корпоративный объединились, чтобы поделиться Legal Tech решениями в работе по корпоративным отношениям.

Маргарита Белякова, руководитель корпоративного управления Т1, лидер Корпоративного актива, рассказала о сервисах по автоматизации работы КОУ, в частности, об особенностях лидеров рынка – Areopad, BoardMaps и Сенат. Сэкономим ваше время, и, как и Маргарита, сразу скажем – больших различий у этих сервисов нет. Кроме того, каждый год компании выпускают обновление и дорабатывают свои платформы.

Касательно внедрения Маргарита, как человек, уже прошедший через этот процесс, поделилась успешным опытом автоматизации с BoardMaps. Она рассказала о подводных камнях до, во время и после внедрения новой системы.

Например, до внедрения корпоративный секретарь обязательно должен вникнуть в продукт, провести серию встреч с разработчиками и испытать демо-версию. Также советуем приготовиться к большой работе по убеждению (не принуждению!), потому что вы обязательно столкнетесь со скепсисом. Секретарь совета директоров должен идеально разбираться в системе, потому что после внедрения в первую очередь (и в любое время) с вопросами пойдут к нему. В результате затраченные временные и энергоресурсы возместятся.

Конечно, многих заботит стоимость внедрения такой системы. Маргарита обратила внимание, что цену нужно обсуждать индивидуально с каждой компанией, т.к.факторов, которые могут на нее повлиять, достаточно много. Ну а если цена не подходит под ваш бюджет, возможно, стоит смотреть в сторону новичков на рынке и новых продуктов (как правило, в стадии запуска нового продукта цена внедрения минимальная).

Виктория Литвинова, руководитель проекта автоматизации юридических функций «Газпром-Медиа Холдинг», рассказала об автоматизации корпоративного блока в Газпром-Медиа Холдинге. В его активах более 90 компаний. Автоматизация осуществлялась на базе платформы Case.Pro и Doc.One.

Внедрение началось с автоматизации годовых собраний. Так, были типизированы годовые отчеты и созданы конструкторы, позволяющие создавать годовые отчёты в течение 1 минуты. Вторым этапом были созданы конструкторы уставов, положений об органах управления, протоколов органов управления.

Виктория продемонстрировала, как формируются документы и поделилась цифрами: корпоративный секретарь создает протокол органов управления и бюллетени к нему за 2 минуты; формирование устава для компании – 1 минута, а в случае необходимости изменения для более чем 1 компании предусмотрено веерное обновление, что тоже говорит о скорости исполнения задачи.

Дополнительно в систему интегрировали BI. Это позволило формировать динамическую аналитику по всем срезам в режиме он-лайн. Это повысило прозрачность процессов, работы юристов и позволило быстрее реагировать на возможные сложности.

Виктория поделилась, что проект внедрения длился год. И за это время успели внедрить не только блок корпоративного управления, но и претензионно-исковую работу, работу с Товарными знаками, работу с GR, осуществили ряд интеграций как с внутренними, так и внешними системами.

Как проходило внедрение проекта автоматизации: проводилось обучение, разъяснения, регулярная поддержка по любым вопросам. Это позволило снизить сопротивление юристов, поскольку основное опасение заключалось в том, что автоматизированный процесс полностью их заменит. Но это не так. Автоматизация была направлена на облегчение рутинных процессов и когда юристы это поняли, то с удовольствием стали работать в системе.

Автоматизация была сделана для компаний ООО, но еще осталась часть компаний, которые требуют ручного ведения корпоративных процедур.

В завершение Виктория отметила, что система – живой организм, поэтому помимо разработки новых продуктов, необходимо поддерживать созданную систему и это тоже нужно учитывать в экономическом эффекте от работы. Большой плюс автоматизации на платформе Case.Pro это то, что поддержание системы можно осуществлять юристами без привлечения IT специалистов.

Коллеги из «ГАЛС-Девелопмент» Екатерина Регеда, заместитель генерального директора, и Ольга Радомская, курирующая вопросы Legal Tech в компании, рассказали о применении 1С и конструкторе Doczilla в работе по корпоративно-правовому сопровождению девелоперской компании.

В 2019 году был создан публичный ресурс с материалами на корпоративном портале, сразу за ним – реестр организаций-партнеров в СЭД (1С), позволяющий в 3 клика сформировать карточку юрлица и служащий единым источником реквизитов для типовых документов и для маршрутизации.

105 сотрудников воспользовались сервисом за последний месяц, не заняв время юристов. Реализация реестра заняла около полугода.

Следующим проектом стала автоматическая проверка крупности и необходимости одобрений договоров по Уставу: ее удалось реализовать для большинства сделок.

В 2022 году был внедрен конструктор корпоративных документов на платформе Doczilla. Ольга подремонтировала участникам, как из 1С формируется документ в конструкторе.

Коллеги поделились, что переходят на новую 1С «Управление холдингом», т.к. в предыдущей системе есть сбои, и внедряют корпоративный календарь.

В завершении встречи Екатерина, продемонстрировав слайд со стоимостью лицензий и затраченных часов работы IT разработчика, задалась вопросом об экономической целесообразности автоматизации. В краткосрочной перспективе более выгодно отдать рутинную работу стажерам, чем внедрять Legal Tech проекты для автоматизации рутинных процедур. При этом Екатерина подытожила, что не все в бизнесе сводится только к прямой экономической целесообразности, иначе мы бы не работали в красивых офисах. Квалифицированных юристов демотивирует работа без передовых практик и рутинные процессы. Поэтому Legal Tech проекты - дополнительный инструмент мотивации сильных инхаус команд.

Благодарим коллег за организацию встречи, и за то, что согласились поделиться своим опытом! Это была заключительная встреча активов LegalOps и Корпоративного в 2023 году. Увидимся в 2024!